Jak připravit zadání interní aplikace nebo integrace
Dobré zadání nemusí být technická specifikace. Stačí popsat, jak práce probíhá dnes, co do ní vstupuje, co z ní má vzniknout a podle čeho poznáte, že první verze splnila účel.
Začněte dnešním postupem, ne seznamem obrazovek
Nejužitečnější podklad je jeden konkrétní pracovní scénář od prvního vstupu po výsledek. Popište ho tak, jak skutečně probíhá dnes, včetně ručních kroků, tabulek a e-mailů. Z takového popisu se dá oddělit první použitelná verze od funkcí, které mohou přijít později.
Nemusíte vědět, jakou technologii zvolit ani jak má vypadat databáze. To je práce pro vymezení rozsahu. Od vás je potřeba znalost procesu a rozhodnutí, co je pro firmu podstatné.
Devět bodů, které zadání má pokrýt
- Současný proces.Kdo co dělá, v jakém pořadí, kde se práce zdržuje nebo kde vznikají chyby.
- Vstupy a výstupy.Co do procesu přichází (formulář, e-mail, soubor od dodavatele) a co má na konci vzniknout (záznam, dokument, export, objednávka).
- Uživatelé a role.Kdo s řešením pracuje, kdo jen čte a kdo schvaluje. Stačí role, nemusíte uvádět jména.
- Napojené systémy.Se kterými nástroji se mají vyměňovat data, kdo je spravuje a zda mají dokumentované rozhraní nebo export.
- Výjimky.Co se děje, když data chybí, jsou chybná nebo přijdou dvakrát. Výjimky bývají dražší než běžný průběh, proto je dobré je znát předem.
- Očekávaný výsledek.Co se má změnit oproti dnešku: méně ručního přepisování, přehled o stavu, rychlejší vyřízení.
- Kritéria převzetí.Podle čeho poznáte, že první verze funguje. Například: objednávka z e-mailu se do evidence dostane bez ručního přepisu a chybný záznam je označený.
- Omezení.Termín, rozpočet, citlivé údaje, požadovaná historie změn, kde smí data být a kdo bude řešení po předání spravovat.
- Co může počkat.Funkce, které jsou užitečné, ale první verze bez nich obstojí.
Pošlete anonymizovanou tabulku, vzor e-mailu nebo export. Osobní a citlivé údaje z ukázky odstraňte nebo nahraďte smyšlenými hodnotami.
Ukázkové zadání
Následující zadání je smyšlené. Nejde o skutečného klienta ani o provedenou zakázku; ukazuje jen, jak stručně lze body výše pokrýt.
Smyšlený příklad
- Dnešní proces
- Objednávky od stálých odběratelů chodí e-mailem. Kolegyně je ručně přepisuje do sdílené tabulky a večer je kopíruje do skladového systému.
- Vstupy a výstupy
- Vstupem je e-mail s názvem zboží a množstvím. Výstupem je záznam objednávky se stavem a export pro skladový systém.
- Role
- Obchod objednávky zadává a kontroluje, sklad je jen čte a potvrzuje expedici.
- Napojení
- Skladový systém umí import souboru CSV, rozhraní API nemá.
- Výjimky
- Neznámý kód zboží, duplicitní objednávka, změna objednávky po potvrzení.
- Kritéria převzetí
- Objednávka se dostane do evidence jedním krokem, chybný kód je označený a export projde importem skladu bez úprav.
- Omezení
- Spuštění do tří měsíců, data mají zůstat na firemním serveru.
- Může počkat
- Přehledy pro vedení, napojení účetnictví, mobilní aplikace.
Co nechat na další verzi
První verze má pokrýt jeden souvislý tok tak, aby ho mohli skuteční uživatelé používat. Přehledy, další role, napojení dalších systémů a pohodlnější ovládání se přidávají až po ověření v praxi, kdy je jasné, co lidé skutečně potřebují.
- reporty a přehledy, které dnes nikdo nevyžaduje
- napojení systémů, se kterými se data vyměňují jen výjimečně
- automatizace kroků, které proběhnou jednou za měsíc
- úpravy vzhledu nad rámec čitelnosti a použitelnosti
Podobný princip, kdy se nejdřív propojí zdroj dat s cílovým systémem, ukazuje e-shop s importem produktů od dodavatelů. Co vývoj softwaru zahrnuje a jak se nacení, popisuje stránka vývoj softwaru na míru. Další praktická témata najdete v IT poradně.
Projdeme ho a vymezíme první verzi.
Pošlete popis v jakékoli podobě, i neúplný. Úvodní posouzení: zdarma. Řeknu vám, co v zadání chybí a jaký by byl další krok.